สันติ จันทวรรณ
หัวหน้านักกิจกรรมบำบัด โรงพยาบาลมนารมย์
มีบางคนบ่นและบอกตนเองถึงปัญหาว่าไม่ค่อยมีเวลา รู้สึกว่าใช้เวลาในแต่ละวันหมดไปอย่างรวดเร็ว บางครั้งก็ตั้งใจว่าจะทำอะไรสักอย่างก็ไม่ได้ทำ
นี่เป็นปัญหาทั่วไปที่พบ ในทางกลับกัน บางคนบอกว่าทำไมตนเองมีเวลามากมายเหลือเกินจนรู้สึกว่าเบื่อกับเวลาที่ต้องรอคอยและไม่รู้จะทำอะไรระหว่างที่เวลาผ่านไป
แต่หากกลับมามองเรื่องเวลาของทุกคนก็มีเวลาที่เท่ากันนั้น ก็คือ 1 วันมีเวลา 24 ชั่วโมง 1 สัปดาห์ มีอยู่ 7 วัน 1 เดือนก็ประมาณ
30 หรือ 31 วัน 1 ปีมี 12 เดือน ซึ่งเป็นตัวบอกทรัพยากรเวลาไม่ใช่ปัญหา แต่ปัญหาจะมาจากการจัดการเวลา
การจัดการเวลาอาจเริ่มจากการมองเรื่องการใช้เวลาในแต่ละวันก่อนซึ่งเป็นที่ทราบกันแล้วว่าใน 1 วันทุกคนจะมีเวลา 24 ชั่วโมง แล้วใน 24 ชั่วโมง ควรทำอะไรบ้าง
ซึ่งโดยทั่วไปแล้วในวัยเรียนหรือวัยทำงาน การจัดเวลาที่ทำให้เข้าใจง่ายนั้น จะแบ่งจำนวน 24 ชั่วโมงของวันเป็น 3 ส่วน และได้สูตรคือ 8 : 8 : 8 ซึ่งจะมีลักษณะดังนี้
8 ชั่วโมง สำหรับ การนอนหลับ พักผ่อน
8 ชั่วโมง สำหรับ การทำงาน หรือเรียน
8 ชั่วโมง สำหรับ กิจวัตรประจำวันต่างๆ เช่น อาบน้ำ แต่งตัว รับประทานอาหาร เดินทาง เข้าสังคมกิจกรรมยามว่าง
เห็นได้ว่าเวลา 1 วันนั้น มีโครงสร้างการดำเนินชีวิตที่ค่อนข้างชัดเจนในแต่ละวัน หากจัดเวลาให้เหมาะสมตามรูปแบบข้างต้น ซึ่งในบางกรณีสามารถปรับเปลี่ยนลักษณะชั่วโมงต่างๆ ตาม สูตรได้แล้วแต่ลักษณะหน้าที่การงาน การดำเนินชีวิตและสังคม
ตารางที่ช่วยวางแผนในการจัดเวลา
นอกจากต้องแบ่งเวลาการใช้ชีวิตประจำวันแล้วการจัดลำดับของสิ่งที่กระทำนั้นก็เป็นสิ่งช่วยทำให้ใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดสิ่งที่ต้องทำหรือกิจกรรมต่างๆ ให้เป็นกลุ่มที่ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าควรเริ่มทำสิ่งใดก่อนสิ่งใดหลัง ซึ่งมีอยู่ 4 กลุ่มคือ
ช่องที่ 1 คือ สิ่งสำคัญและเร่งด่วน
เป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำทันทีและมีความจำเป็น เช่น ป่วยไม่สบายทนไม่ไหวต้องไปหาหมอ ต้องไปจ่ายค่าไฟฟ้า เนื่องจากเป็นวันสุดท้ายที่ครบกำหนดจ่าย
น้ำมันรถหมดต้องเติมปั้มที่ใกล้ที่สุดทันที
สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถผ่อนผันเวลาได้ต้องทำทันทีและถูกบังคับจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะนั้น ถ้าไม่ทำแล้วจะก่อปัญหา และถ้าหากมีสิ่งนี้มากเกินไปจะทำให้ชีวิตค่อนข้างวุ่นวายกดดัน
ยุ่งเหยิงตลอดเวลา ซึ่งอาจเกิดได้จากสถานการณ์บังคับ ผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่ค่อยใส่ใจ
ช่องที่ 2 คือ สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เป็นสิ่งที่มีความสำคัญและสามารถวางแผนไว้ล่วงหน้าได้ เช่น มีนัดไปอบรมสัมนา 3 วัน ในอีก 3 เดือนข้างหน้า หรือมีนัดทำสัญญาการจัดจ้างอีก
2 สัปดาห์ หรือมีนัดพักผ่อนกับครอบครัวช่วงปลายปี
สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่อยากทำและสามารถวางแผนจัดเวลาไว้ล่วงหน้าได้ ซึ่งมักส่งผลให้มีการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและชีวิตมีเป้าหมายในการใช้เวลาในแต่ละวัน
ช่องที่ 3 คือ สิ่งไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
เป็นสิ่งที่ทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ เป็นสิ่งที่ต้องเผชิญและต้องตัดสินใจในขณะนั้นทันที เช่น มีคนโทรศัพท์มาชวนทำบัตรเครดิต มีคนขอความช่วยเหลือถามทาง เพื่อนชวนไปกินข้าวด้วยตอนนี้
สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่มาขัดจังหวะการใช้เวลาและขึ้นอยู่กับการตัดสินใจในขณะนั้น ซึ่งส่งผลทำให้การใช้เวลามีประสิทธิภาพลดลง
ช่องที่ 4 คือ สิ่งไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
เป็นสิ่งที่ทำไปตามอารมณ์หรือความรู้สึก ซึ่งทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ เช่น เล่นเกมส์ฆ่าเวลา นอนจนเกินความต้องการ ดูโทรทัศน์ไปเรื่อยๆ
สิ่งเหล่านี้ทำให้เกิดความเพลิดเพลินแต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อะไร ซึ่งสิ่งเหล่านี้ควรลดให้เหลือน้อยที่สุด
ให้ลองนำสิ่งต่างๆ ที่จัดตามช่องมาจัดเรียงกันโดยเรียงสิ่งที่ต้องทำในช่อง สิ่งสำคัญและเร่งด่วนเป็นอันดับแรก สิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นอันดับสอง
สิ่งไม่สำคัญแต่เร่งด่วนเป็นอันดับสาม และสิ่งไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วนเป็นอันสุดท้าย ซึ่งจะช่วยให้ท่านตัดสินใจได้ง่ายขึ้นในการที่จะเริ่มทำอะไร